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開催日時：２０１２年４月１２日（木曜日）１８：３０～２０：３０

開催場所：プロックス　４F会議室（古山理事の事務所）

出席副会長／理事：古山浩之助、佐藤美紗子、榎本毅、香川洋子、岩野英子、松丸直樹、吉岡新、

中村光宏、古関惠一　オブザーバー　日本C&C　原田氏　計１０名　

議事進行：榎本副会長

決定事項：◎　　説明事項：○　　Action Item：☆　　後日確認：★

１． ホームページシステム（篁会ＷＥＢシステム）内容の紹介　○

・日本C&C原田氏に出席していただいき、ホームページの議題とその関連を最初に集中的に討議した。以下はその主な内容を記載する。

・現在、篁会のホームページ（Takamurakai.com）から、注意事項に「同意」したところ以降のページ中心で、説明があった。

・      会員から見えるページのイメージの紹介があった。○　

☆については原田氏に、公開までに反映をしていただく。　◎

→　具体的な提案事項　　　氏名フリ仮名は全角を明記する。　☆

→　必須項目は、郵便番号と住所のみとする。　☆　

＞会員検索　　卒業年範囲検索　が可能。　○　

＞篁○○回生、１９○○年卒業　などが表示されるようにする。　☆　

＞部活欄または、その他欄　（例、高校時代の部活＜複数＞など）を設けて検索できるようにする。　☆

＞通信欄　（“ご自分の学年の連絡会幹事で心当たりのある方はご連絡ください”　などとする。）

　　（理由：学年幹事とした決定したイメージで入力して貰うと、後日トラブルのリスクが多少伴うため、例えばこのような表記で、淡々と聞く様にしていただきたい）　☆

＞生年月日の扱いについては、特に生年は卒業年で代替できることがあり、

入力の際に、会員側に違和感・抵抗感がないような配慮を検討する。

（理由：生年月日の入力に非常にセンシティブなケースが、一部に予想されるため）　　　☆

＞リストにある不明者情報のうちで、判明したものを会員向けにＷＥＢ上で知らせる。　☆

＞会員から寄せられた情報については、流れとして名簿委員がチェックをすること。　　☆　

＞利用方法は、マニュアルをｐｄｆにして載せる予定。（本日、詳細内容説明を省略）

＞不明者リストを同封して、会員が判明していった段階で、WEB上にて、情報提供が寄せられた方につき氏名を表示し、情報提供の重複を避ける工夫をする。　☆

＞問い合わせ、使用方法、個人情報管理規定などのアイコンは見やすく配置する。　☆

・      管理者から見えるページのイメージの紹介　○

会費納入履歴（２０１２年度～）、支払い方法、アクセス履歴など。　○

→　　管理者の範囲を議論した。名簿委員、副会長、ホームページ担当理事、会計担当理事とする。　　◎

→　日本C&C原田氏と、篁会との会員への情報提供の具体的な変更に関する連絡は、

WEB上ではなく、メールで行うこと。　（原田氏は専用メールアドレス設定予定）　◎

　関連する会報の内容関係から：　ホームページ更新文案（会報およびホームページ向け）関係文章最新版が吉岡理事／会報委員長から説明された。○

また、併せて関連議論を行った。（リニューアル案および　ホームページ更新　KKS008.doc　など参照。）　

・      篁会「同窓会システム」2012年4月が最新内容。ご確認をお願い致します。（メールで古関副会長宛に土曜午前中目処に返信）　☆

・篁会報発行について

吉岡理事／会報委員長から、全体の進捗につき説明があった。会報Ｎｏ．２３は無事校了したとの説明があった。今後の変更は極力避けたいとの説明があった。　○

懸案の不明者リストは、フォントの大きさを考慮して１６ページに纏めたとの説明があった。　○

スケジュール説明があった。4月25日は会員に届く。　○

各人の郵送物のイメージを印字例で説明された。ＩＤ，パスワードが印刷される。○

２．　情報公開関係の規程の整備とWEBに載せるコンテンツの確認

ホームページの情報公開の前提となる規程類で２つ整備が必要となるとの考え方であった。古関副会長から案の説明がされた。　主要な内容は下記である。

・篁会情報管理規定（案）

・篁会個人情報の取り扱いに関する考え方（案）　　　

・参考：小石川高校の同窓会である紫友会の資料

のファイル参照

・WEBには会員向けに要点を記した簡単なモノを掲載する考え方。　○

・理事会ではきちんとした実務のための規程を用意して、「そのように運用しているかとのご質問があれば」

「これに則り、個人情報を安全に取扱い、運用をしている」ときちんとした説明ができるように準備をする。　○

後者は篁会ホームページの公開時に間に合わせて、きちんと載せたい個人情報保護関連の資料。

→　原案でいくことで合意。　今後、一部文言を見直して理事会に掛け、ＷＥＢで使用する。　　　　◎

３．感謝状規程（案）と具体的な感謝状対象者、事由

・古山理事から、今回の具体的な提案の背景と案の説明が配布資料によりあった。古関副会長から規程案の説明が配布資料によりあった。　○

・内容的に、110周年以外に、多額会費納入の方への感謝状などの一過性ではない、一般的な感謝状発行を含むため、感謝状のガイドラインを規程として設ける（整備する）必要がある。　○

・感謝状発行規程KKS002 .docに案を議論した。一部文言を修正して、理事会に提案する。　◎

・具体的な感謝状の発行についても了承した。理事会に提案する。　◎

４．　年度末会計規程（案）

・年度末会計取り扱い規程（案）が古関副会長から説明があった。　　○

（理事会での年度末の会計の提案が佐藤理事からあった件、佐藤理事の指摘の他に、次期会計岩野理事からの清算の仕方＜各分科会でなるべく纏めて清算＞の提案も中に含む）　これにより、担当の理事が変わっても、スムーズな引継ぎを可能にする。　◎

→　基本的な考え方について、原案の通りで了承を得た。　◎

→　文言は必要あれば修正して、理事会に提案する。　◎

５． 　2012年特別セミナーの進捗状況の報告

・竹早高校青山総務部主任から特別セミナーの日程と、土曜セミナー候補（開催が決まった件を含めて）連絡を受けた。

　①　特別セミナーは7月17日PM7/17(火)[5・6限]　１２：５０－１３：２５　１３：４５－１４：３０

で、4月7日に決定連絡があった。　○

②セミナーの担当　水田、鹿住、古関　各氏および講演候補者と土曜セミナーは内容の詰めを開始した。　○

（添付資料は案。・・議論の叩きの参考資料で決定事項ではない）

６．第二高女の校歌の資料配付

・佐藤理事から説明があった。出口様演奏の楽譜について、近々確かめる予定との話があった。　★

７．次回日程　

5月22日または23日　文京区民センター会議室予定。（香川理事にご予約いただく）　　　　　　　　　　　　　　　　　　

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　2012.4．12　古関（記）